2013年自考“秘书工作”复习要点(第二章)

山西自考网 发布时间:2013年09月07日
第二章 秘书与秘书工作   1、中国古代秘书的含义   答:中国古代秘书的含义包含三个方面:一指宫禁中秘藏之书,二指用隐语来预决吉凶,对未来做出预言的讖纬图录等书,三指官职名称,如秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等。   2、中国当代秘书的含义(来源 于自考365网 zikao365.com)   答:中国当代秘书的含义一般是指为党政机关、企事业单位、社会团体乃至私人服务的、或辅助领导决策、或从事文字工作、或从事行政工作和日常事务,或集多项工作于一身的人员。(狭义的秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实话提供服务的人员,广义的秘书指秘书是位居领导人身边或领导机构中枢,从事办公室事务、办理文书、联系各方,保证领导工作的正常运转,直接为领导工作服务并为各方面服务的领导的事务与信息助手)。   3、你对中国当代秘书的含义作何评价?(来源 于自考365网 zikao365.com)   答:尽管中国当代秘书的含义得到了官方和学术界大体认同,但还是存在某些瑕疵的,狭义的秘书定义,是就秘书职业而言的,其内涵对领导机关的秘书长、办公厅主任等部分高级秘书则不完全适用;广义的秘书定义,虽说突出强调了秘书位居领导者“近身”组织“”中枢“的特殊位置,强调了其作为领导者”助手的职能,也有较广泛的涵盖度,但表述较为繁琐,对问题本质的揭示仍不够简括。不过,随着我国秘书学研究的日益深入,我相信,学术界对秘书定义的界定将会日臻成熟。   4、理解秘书分类中“按对领导工作的辅助作用划分”和“型”的分类。   答:秘书分类中,按对领导工作的辅助作用划分,把秘书划分为深层,中层,浅层三个层次,并依此又把秘书划分为高级,中级,初级三个层次;高级秘书,时常参与上层活动,有的本来就是领导集团成员,这类秘书已深入到领导决策全过程,深入到领导工作的核心,与领导工作和管理活动发生了极其密切的深层关系,如秘书长,办公厅主任等,中级秘书的工作与领导工作和管理活动有相当密切的关系,对领导决策,领导工作和领导管理活动,都有或大或小,或深或浅的影响,并具有直接作用,初级秘书是一般事务性工作者,其工作虽是秘书工作的相当重要的部分,但同领导工作的关系是较为表面和浅层次的,也有学者从秘书辅助决策及发挥参谋作用的角度,把秘书分为决策辅助层,技术操作层和决策执行层;按型划分可分为参谋型,文字型,公关事务型,技术型和综合型等。   按服务领域划分:政治领域的秘书人员,如党务,政府,法律,军事,统战部门秘书等,经济领域的秘书,如工业,农业,财贸部门秘书等,文化领域的秘书,如宣传,文艺,科学研究,教育,体育,新闻等;按职务划分:秘书长,办公厅主任,局长,处长,办公室主任,科长,股长,科员,办事员和文书;按秘书业务专业性质划分:行政,机要,文字,事务,外文以及其他专业秘书;   5、简述秘书部门的基本职能   答:秘书部门的基本职能包括:办理文书的职能,信息管理职能,督促检查职能,综合协调职能,参谋辅助职能,后勤保障职能,“不管部”职能。   秘书部门设置的原则:凡是独立的单位,即有领导和办事人员,有经常业务,在一定范围内独立行使一定职权的实体单位,必须设立秘书部门;大单位内部的分支机构,如果存在一定的秘书工作任务,也可以设立办公室或秘书科等秘书机构,但按照规定与惯例,这些分支机构一般不对外行文;设置的秘书机构与所属机关在工作性质上必须相适应,人员条件也必须相适应,合乎精简,高效和适应需要的原则;秘书机构的设置,还要适应办公技术发展的要求。   6、怎样理解秘书部门“不管部”的职能?   答:秘书部门为领导工作拾遗补阙,消灭领导及机关管理工作中的空白点,是“不管部”职能的集中体现,秘书部门工作的全面性,综合性和相对超脱性,决定了它可以成为处理“不管”事务的最佳部门。   7、秘书部门如何优化其运转机制?   答:一优化组织结构,增强整体功能,二优化工作目标,明确辅助重点,三优化工作环境,力争主动服务。   秘书部门运转的特点:围绕领导工作的运转而运转,工作内容调度综合,但又与其他职能部门之间互有交叉,因而,既不要随意超越自己的职责范围,又要与职能部门间搞好协调与配合;因领导工作的全面性,为领导工作提供全面辅助的秘书部门,必须着眼于全局,淡化部门观点;不同部类,不同行业,不同层次的秘书部门的实际运转,存在不同特点。   8、理解秘书工作的性质   答:秘书工作的性质:政策性,从属性,辅助性,机要性,综合性,被动性,潜隐性。政策性是秘书人员处理党政文件,了解党和国家的重要机密,出入于领导机构并参与辅助、传达和招待决策等重要活动决定的,从属性是由秘书工作本身所决定的,辅助性是秘书工作的本质属性,机要性是因为秘书人员都不同程度地接触到某一个政党、政权和社会集团的各种秘密,综合性是领导工作的全面性决定的,被动性和潜隐性是由秘书工作的从属性特点与辅助地位决定的。   9、简述秘书工作的内容   答:秘书工作的内容分为三类:日常程序化工作:包含撰写公文,文书处理,接待工作,会务工作,调查研究,信息工作,信访工作,督查工作,印信凭证管理,机要保密工作,机关档案管理,机关事务管理,秘书部门自身建设工作;领导临时交办的工作;为领导出主意,当参谋包括:协助领导人安排好工作布局,为领导决策当参谋,做助手,信息的综合研究与沟通,办文办事,起草文件时,预先拿出方案或意见。   10、新形势下对秘书工作的新要求对你有何启示?   答:必须始终把讲政治作为党委办公厅工作的灵魂,必须始终把围绕中心,服务大局作为党委办公厅工作的主题,必须始终把保持良好作风作为党委办公厅工作的保证,必须始终把与时俱进,开拓创新作为推进党委办公厅工作的动力;要认真履行参谋助手职责,更好地为领导决策服务,充分发挥协调综合作用,确保日常工作的高效运转,大力加强督促检查工作,努力促进党委决策的贯彻落实,进一步做好后勤服务工作,切实为党委工作提供有力的保障。   11、怎样理解我国今后秘书工作的发展趋势?   答:我国今后秘书工作的发展趋势,核心问题就是实现全面现代化的问题,具体反映在四个方面:秘书社会职业化:秘书服务对象的多元化,是实现秘书职业化的基本前提,秘书素质的专业化,是实现秘书社会职业化的内在条件,秘书工作的行业化,是秘书社会职业化的重要表现之一;劳动成果商品化,是市场经济的普遍特征之一,秘书队伍女性化,工作手段现代化,是实现管理工作现代化的重要保证条件之一。   12、简述秘书工作管理理念更新的内涵。   答:秘书工作管理理念更新的必须实现四个转变,即要从偏重于办文办事,转变为即办文办事,又出谋献策;从单纯收发传递信息,转变为综合处理信息;从单凭老经验办事,转变为科学化管理,从被动服务,转变为主动服务。新的理念包括:主动服务意识,创新意识,参谋意识,信息意识,系统观念,效能观念等。   13、秘书工作对领导工作的价值体现在哪些方面?   答:秘书工作对领导工作的价值体现主要表现在:为领导工作做铺垫,为领导工作代劳,为领导工作拓展延伸,为领导工作拾遗补阙。   14、理解秘书工作与领导决策的关系。 (来源 于自考365网 zikao365.com)   答:决策是一个社会系统的领导者,管理者的最主要的任务,在决策过程中,秘书部门肩负着辅助决策的任务,辅助领导决策,是秘书部门和秘书人员一项极为重要的,最高层次的工作任务;决策在管理工作中具有重要地位,贯穿于管理工作的各个方面,是管理工作的核心,是执行各种管理职能的基础,科学的决策是一个完整的过程,它有一定的程序和步骤,决策的过程包括确定决策目标,秘书人员在这一程序中,主要任务是协助领导者进行调查研究,搜集信息,发现需要决策解决的问题,为领导者正确确定决策目标服务;拟定方案,秘书人员在这一程序中,除了协助领导者调查研究,为领导决策提供各种信息资料,搜集研究决策的理论依据,方针政策依据,各种有关的实际情况,经验教训等之外,还要协助领导者选定知囊团人员,受托作为领导者与智囊团之间的联系人,及时将智囊团工作向领导者汇报;评估和选择方案,这一步骤是决策的关键步骤,通常采用的办法有经验判断,数学分析和试验三种,秘书人员在这一程序中的任务,是为领导者进行判断和方案选优服务,包括在机关首长领导下,制定建议方案,并加以分析,预测,论证和进行可行性研究等;典型试验,秘书人员在决策的这一程序中,要协助领导者选定试验点,对试验情况进行反馈,要善于提出修正决策或重新决策的建议;普遍实施,这个阶段的各个工作环节,都需要有秘书工作者加以协助,追踪控制等作用,除上述作用外,还要进行组织协调,综合情况,沟通信息的工作,以协调决定参与者与决策中心的力量,使各方面相互配合,和谐一致高效地工作。   对秘书工作有启示意义有管理原理:人本原理,系统原理,整分合原理,封闭原理,动态原理,动力原理,效应原理,弹性原理,能级原理。
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