2013年自考“秘书工作”复习要点(第十三章)

山西自考网 发布时间:2013年09月04日
第十三章 接待工作   1、接待工作应做哪些准备?   答:接待准备工作有三个方面:一是环境准备;二是物质准备;三是心理准备。   2、内宾接待工作的原则与要求是什么   答:内宾接待工作的原则:诚恳热情,讲究礼仪,接待周到,按章办事,俭省节约,保守秘密;要求是:对于来访的内宾不论是领导还是一般人员,都要热情接待,服务周到;接待活动要注意实际效果,杜绝不良作风;在介绍情况,汇报工作时,要实事求是,如实反映情况;内宾接待中要特别注意做到不宴请、不送礼、不馈赠纪念品、土特产或象征性收费而实际赠送物品等;对内宾接待一般实行工作餐。   3、理解内宾接待工作的规格与程序   答:内宾接待有高,低,对等三种接待规格,高规格接待即主要陪同人员比来宾的职位高的接待;低规格接待是主要陪同人员比客人的职位要低的接待;对待接待即主要陪同人员与客人的职位同等的接待;其工作程序大体为:首先要较详尽地了解来宾的基本情况,包括所在单位、姓名、性别、职务、级别及一行人数,以及到达日期、乘坐车次、船次及飞机班次并向领导报告,拟出接待计划和日程安排初步意见,一并请领导指示;根据来宾身份或其他实际情况及工作的需要,安排好住宿、用车事项,并在本单位规定标准范围内,安排好来宾饮食;根据来宾工作内容,事先拟订出各个项目陪同人员的名单,报请领导批准后,即通知有关人员做好准备;根据来宾身份、抵达日期,安排有关领导或工作人员前往车站、机场、码头迎接;根据来访者不同的目的要求,或安排参观、访问的路线和日程,或布置有关部门准备介绍、汇报的资料;或由主管领导人召集有关部门负责人开会、听取研究下属单位请示的问题;根据实际情况,在条件允许的情况下,为来宾安排一些必要的文娱活动;来宾如有重要身份,或活动具有重要意义,则应通知新闻单位派人进行采访、报道,负责介绍情况,安排采访对象谈话,并受领导委托对稿件进行把关;事先征询来宾意见,预订、预购返程车票或飞机票;来宾离去,根据车次、班次时间,安排送客车辆,并请有关领导或工作人员陪同送行。   4、理解外事接待工作的原则与程序   答:外事接待工作的原则:依法办事原则;平等互利原则;内外有别原则;节俭实效原则;严于律己原则;对外宣传原则;其程序:做好充分准备,做好迎接、接待和保卫工作;做好欢送及接待的善后工作。   5、理解外事接待工作的具体要点   答:准备工作要点:秘书要通知所有参与接待的人员,保证每人都能各就各位,接待经费的来源,数额确定,要稍留余地,提前将日程安排传给对方,征求意见后再修改定稿;迎宾要点:核实班机、车船抵达的时间,定好外宾下榻客房和膳食,根据双方人数准备车辆;外宾下飞机后,我方应立即上前迎接,双方互作介绍;外宾抵达宾馆后,我方人员不要在外宾房间停留时间过长;会见会谈时的要点:会见会谈的准备,了解对方的背景资料及习俗、禁忌、礼仪特征等;场所一般在会客室或会议室进行,场所应宽敞明亮,整洁大方;(其具体要求是:会见会谈过程中,主见人在会客室门口迎接,接待人员则在大楼或大厅门口迎接,并引导外宾进入会客室;会见时,座位安排通常为半圆形;会见会谈时,均要做好专门记录,填写情况汇报表,会后对客人提出领导许诺的问题,应负责落实,做好后续工作;会见会谈结束,主见人及陪同人员与外宾合影留念,然后在会客厅门口与外宾握手告别,重要外宾送至大楼或大门门口);对外宴请的要点:一般选用中餐,环境雅致、安静;点菜时注意饮食差别及外宾宗教信仰方面的忌讳;菜肴有地方特色,精致、丰盛但不奢侈,浪费;我方人员要讲究人人卫生,衣着得体,女士要化妆;组织外宾参观,娱乐的要点:参观地点一要有代表性,二是要注意保密性;要富有本国和地方特色,座位以第七排至第九排为佳,有人陪同观看,不能迟到,也不得提前退场;送客要点:我方邀请的回执上,应有是否需要代订返程票一项,确定外宾返程日期,时间,航班次问题,提前订好车辆,通知有关人员,送客规格不变,提前出发,有剩余时间,以免中途出错;告别后,等外宾走出我方视野或火车、轮船开启后方可离开。   6、掌握外事接待的基本知识   答:宗教知识,与外宾交往中的知识,图案与颜色的知识,数字知识,花卉知识,饮食知识。   7、了解基本的接待礼仪   答:包括见面、引见礼节,包括见面、介绍,握手,交换名片,引导客人去会客室,次序礼仪;交谈礼仪:要点是态度诚恳,文明礼让,举止文雅,珍惜时间;送客礼节:礼貌送客,关门要轻,握别后不要急于返回,对客人遗忘的物品要妥善处理,馈赠的礼节,小汽车座次的讲究。
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